Is dit proces geschikt om te automatiseren?
Zes vragen die je in tien minuten beantwoordt, voor je met iemand om tafel gaat. Ze bepalen niet alleen of automatiseren de moeite waard is, maar ook welke vorm bij jouw proces past. Vink ze hier af, of print de lijst en loop hem langs met de mensen die het werk doen.
Loop deze zes vragen langs
Vink aan wat op jouw situatie slaat. Onderaan licht op wat je antwoorden aanwijzen. Print je de pagina, dan vink je ze met een pen af.
Denk aan gegevens die je wekelijks van het ene systeem naar het andere overzet, of een lijst die iemand steeds opnieuw bijwerkt. Eenmalig werk is zelden de moeite van automatiseren waard.
Hoe vaker het terugkomt, hoe sneller de investering zich terugverdient.
Krijg je steeds hetzelfde formulier of dezelfde opmaak binnen, of verschilt het per keer? Facturen van tientallen leveranciers in evenzoveel opmaken zijn wisselende invoer, een vast webformulier niet.
Hetzelfde: een vaste regel volstaat, goedkoper en voorspelbaarder. Verschillend: daar loopt een vaste regel vast en is een AI-stap op zijn plaats.
Een vergeten regel, een typefout, een voorraad die niet klopt. Fouten die je pas ontdekt als een opdrachtgever belt, kosten meer dan de tijd die je aan het proces kwijt bent.
Foutgevoelig handwerk is vaak de sterkste reden om te automatiseren, ook bij lage aantallen.
Een nieuwe opdrachtgever die je in je boekhouding, je planning en je mailprogramma apart moet aanmaken, is hetzelfde werk drie keer doen.
Dubbele invoer is de makkelijkste winst, en meestal ook de goedkoopste om op te lossen.
Als offertes, orders en facturen per mail heen en weer gaan, moet je zoeken om te weten waar iets staat.
Zonder centraal overzicht kost niet alleen het werk tijd, maar ook het uitzoeken waar het werk gebleven is.
De meeste moderne pakketten kunnen dat, van boekhouding en webshop tot planning en CRM. Bij oudere of eigen software is het de vraag die je als eerste beantwoord wilt hebben.
Kan het niet, dan is er soms een omweg, maar dat verandert de aanpak en de prijs. Zoek dit uit voordat je verder plant.
Wat je antwoorden betekenen
Er komt geen cijfer uit deze lijst. Wat telt is het patroon in je antwoorden, en vooral het antwoord op vraag twee. Vink je minstens twee van de vragen 1, 3, 4 en 5 aan, dan loont automatiseren waarschijnlijk; vraag 2 bepaalt vervolgens de vorm. Die grens van twee is een vuistregel, geen natuurwet.
Veel ja, en de invoer verschilt per keer
Dit is het geval waarvoor een AI-stap bestaat. Eén stap in het proces leest of beoordeelt wat er binnenkomt, de rest blijft gewone automatisering. Je automatiseert een taak, niet je hele bedrijf.
Veel ja, maar de invoer is elke keer hetzelfde
Dan heb je geen AI nodig. Een vaste koppeling of workflow is hier goedkoper, sneller en voorspelbaarder. De meeste tijdwinst zit nog steeds in dit soort gewone koppelingen.
Vooral nee
Dan is automatiseren waarschijnlijk niet de eerste stap. Soms volstaat een kleine aanpassing in een bestaand systeem, of scheelt het meer om het proces zelf aan te scherpen. Dat is een prima uitkomst van deze checklist.
Waar je hierna verder leest
Wanneer een AI-stap wel en niet zinvol is
De vier taken die een AI-stap overneemt, waarom een vaste regel bij gelijke invoer bijna altijd wint, en wat de Europese regels betekenen.
Wat procesautomatisering kost
Richtprijzen per vorm, van een afgebakende koppeling tot een compleet traject, plus een voorbeeld uit de praktijk.
Twijfel je over de uitkomst?
Stuur me je antwoorden of loop ze samen met mij door. Als automatiseren geen goed idee is, zeg ik dat ook.