"Automatisering mkb" is geen ene ding: drie vragen onder dezelfde term

Typ "automatisering mkb" in Google en je krijgt een mengelmoes van resultaten. De ene pagina gaat over systemen die met elkaar praten. De andere over e-mailcampagnes. Weer een andere over servers en deployment.

Dat is geen toeval. Onder die ene zoekterm zitten drie totaal verschillende vragen. En dat verklaart meteen waarom zoveel ondernemers na een half uur zoeken nog steeds niet weten waar ze moeten beginnen.

Kort antwoord

"Automatisering mkb" kan drie dingen betekenen:

• Procesautomatisering: systemen die nu los van elkaar staan, aan elkaar koppelen zodat werk niet meer dubbel gedaan wordt.
• Marketing automation: automatische e-mailcampagnes en nurture-flows die leads warm houden.
• IT-infra-automatisering: het geautomatiseerd uitrollen en monitoren van software zelf, meestal een IT-vraagstuk.

Herken je jouw probleem niet meteen in een van de drie? Lees verder, want de meeste ondernemers zitten in de eerste categorie zonder dat te weten.

De verwarring

Stel, je bent eigenaar van een groothandel en je typt "automatisering voor mkb bedrijven" in Google. Je bedoelt: ik wil dat mijn webshop, boekhouding en voorraadsysteem elkaar automatisch bijpraten.

Maar de zoekmachine weet dat niet. Hij toont je net zo makkelijk een artikel over e-mailmarketing, of een stuk over serverbeheer. Drie vakgebieden, één zoekwoord.

Dat gebeurt niet alleen aan de zoekkant. Ik zie het ook terug in gesprekken. Ondernemers bellen met "ik wil automatiseren" en bedoelen daar drie verschillende dingen mee, afhankelijk van waar de pijn zit. Dus voordat je een leverancier belt, is het handig om eerst voor jezelf scherp te krijgen welk van de drie jij nodig hebt.

Procesautomatisering: koppelingen tussen systemen die je al hebt

Dit is de betekenis waar de meeste mkb-bedrijven eigenlijk naar zoeken, ook als ze het woord "marketing" of "IT" gebruiken in hun zoekopdracht.

Procesautomatisering betekent dat een terugkerende stap, die nu een medewerker met de hand doet, door software wordt overgenomen. Denk aan:

• Een nieuwe klant die automatisch in je CRM, je facturatiesysteem en je projectplanning verschijnt, in plaats van dat iemand hem drie keer met de hand intypt.
• Een bestelling in je webshop die realtime de voorraad bijwerkt, zodat je niet meer verkoopt wat je niet meer hebt.
• Een offerte die bij akkoord automatisch een factuur en een projectdossier aanmaakt.

Je hebt hier geen nieuwe software voor nodig. Je hebt een koppeling nodig tussen systemen die je al gebruikt. Dat is meteen ook waarom dit vaak goedkoper en sneller is dan mensen denken: je vervangt niets, je verbindt alleen wat er al staat.

Wil je zien hoe dat er in de praktijk uitziet? In drie voorbeelden uit het mkb loop ik precies dit soort koppelingen door, van webshop tot boekhouding.

Marketing automation: een ander vakgebied, met een paar overlappen

Marketing automation gaat over het automatisch opvolgen van leads met content. Denk aan een e-mailreeks die start zodra iemand zich inschrijft, of een nurture-flow die na een download een paar dagen later een vervolgmail stuurt.

Dat is eerlijk gezegd niet waar ik in zit. E-mailcampagnes bouwen en lead scoring inrichten is een ander vakgebied, met andere tools en een andere expertise dan systemen aan elkaar koppelen.

Maar een deel van marketing automation raakt wel weer aan procesautomatisering, en dat deel doe ik wel. Bijvoorbeeld:

• Een formulier op je site dat automatisch een lead in je CRM zet, met de juiste tags, zonder dat iemand het overtypt.
• Een nieuwe lead die automatisch een taak of notificatie triggert bij de juiste collega, zodat niemand een aanvraag mist.
• Social media posts die geautomatiseerd worden ingepland en gepubliceerd, in plaats van dat iemand elke ochtend handmatig gaat plakken en plannen.

Kortom: de campagne zelf, de mail met de mooie tekst, laat ik aan een specialist over. De technische koppeling die ervoor zorgt dat een lead op de juiste plek terechtkomt, dat bouw ik wel.

IT-infra-automatisering: een derde, minder herkenbare betekenis

De derde betekenis komt minder vaak voor bij mkb-ondernemers, maar staat wel vaak in de zoekresultaten. Dit gaat over het automatiseren van de IT-omgeving zelf: software die zichzelf uitrolt, servers die zichzelf monitoren, updates die automatisch worden getest en geïnstalleerd.

Voor de meeste mkb-bedrijven is dit geen dagelijkse zorg. Het is relevant als je zelf software ontwikkelt of een grotere IT-afdeling hebt. Herken je je hier niet in, dan kun je dit stuk gewoon overslaan.

Hoe je bepaalt welk type jij nodig hebt

Stel jezelf deze vragen, in deze volgorde:

1. Zit de pijn in systemen die niet met elkaar praten? Typ je gegevens meer dan één keer in, of kopieer je data tussen systemen? Dan zoek je procesautomatisering.
2. Zit de pijn in het opvolgen van leads met content? Wil je dat iemand automatisch een reeks mails krijgt na inschrijving? Dan zoek je marketing automation, en dat is een ander gesprek dan met mij.
3. Zit de pijn in hoe je software draait, niet in wat je ermee doet? Dan zit je bij IT-infra-automatisering, en heb je waarschijnlijk een andere specialist nodig dan een developer die koppelingen bouwt.
4. Twijfel je nog? Beschrijf het meest vervelende, terugkerende klusje van je week. In de praktijk komt het vrijwel altijd neer op de eerste categorie: iets wat je met de hand doet, terwijl een koppeling het net zo goed kan.

Wat dit voor jou betekent

Als jouw probleem in de eerste categorie valt, systemen die niet met elkaar praten, dan hoef je niet te wachten op een groot IT-project of een dik adviesrapport. Meestal is het een gerichte koppeling tussen twee of drie systemen die je al gebruikt.

Wil je weten of jouw situatie zich daar voor leent? Bekijk wat een koppeling precies wegneemt en waar ik dat voor bouw.